Νέο εργαλείο κεντρικής διαχείρισης υποψηφίων για εργοδότες

Πώς λειτουργεί το νέο εργαλείο διαχείρισης αιτήσεων για εργοδότες;

Μέσα από το νέο εργαλείο του xe.gr σου δίνεται η δυνατότητα να διαχειρίζεσαι τις θέσεις εργασίας σου αποδοτικά, απλοποιώντας τη διαχείριση πολλαπλών θέσεων εργασίας και υποψηφίων ταυτόχρονα.

Μέσω της υπηρεσίας μας, μπορείς να:

• Βρεις όλους τους υποψήφιους, συγκεντρωμένους ανά θέση εργασίας
• Αξιολογήσεις και να ξεχωρίσεις τους καταλληλότερους υποψήφιους
• Αποθηκεύσεις εύκολα τα επιθυμητά βιογραφικά
• Κρατήσεις σημειώσεις για τον κάθε υποψήφιο ξεχωριστά
• Παρακολουθείς σε ποιο στάδιο βρίσκεται ο κάθε υποψήφιος στη διαδικασία προσλήψεών σου
• Μειώσεις συνολικά τον χρόνο διαχείρισης των αιτήσεων που λαμβάνεις

Έχει κάποιο κόστος για τον εργοδότη;

Η υπηρεσία αυτή είναι δωρεάν για όλους τους εργοδότες που χρησιμοποιούν το xe.gr για την κάλυψη των αναγκών τους σε προσωπικό! Σκοπός μας είναι να σε βοηθήσουμε να κάνεις ακόμη πιο εύκολα την δουλειά σου και να βρεις τους καταλληλότερους υποψήφιους το συντομότερο δυνατό.

Πώς μπορώ να αποκτήσω πρόσβαση και να διαχειρίζομαι αιτήσεις μέσω της νέας υπηρεσίας που προσφέρει το xe.gr;

Είναι πολύ εύκολο! Απλώς συνδέεσαι στον λογαριασμό σου, πηγαίνεις στις Θέσεις εργασίας σου και θα δεις σε κάθε θέση την επιλογή Προβολή υποψηφίων. Πατώντας εκεί, θα δεις όσους υποψήφιους έχουν κάνει αίτηση για την συγκεκριμένη θέση εργασίας.

Για να δεις την αίτηση του κάθε υποψήφιου, απλώς επίλεξε το Προβολή υποψήφιου.

Τι σημαίνουν οι διαφορετικές καταστάσεις ανά αίτηση;

Τώρα πια έχεις όλους τους υποψηφίους ανά θέση εργασίας σε ένα σημείο, κάνοντας την διαχείριση των αιτήσεων πολύ πιο απλή! Μια αίτηση, ανάλογα με το στάδιο στο οποίο βρίσκεται, μπορεί να έχει μια από τις παρακάτω καταστάσεις:

• Νέα αίτηση!
• Εκκρεμεί αξιολόγηση
• Στη λίστα επιλεγμένων
• Απορρίφθηκε
• Απέσυρε την αίτηση
• Προσλήφθηκε

Αρχικά, όλες οι αιτήσεις που έρχονται ανά θέση έχουν την κατάσταση Νέα αίτηση!. Όταν ανοίξεις μια νέα αίτηση και την δεις, η κατάσταση αλλάζει σε Εκκρεμεί αξιολόγηση. Με τον τρόπο αυτό ξέρεις ότι έχεις δει τον συγκεκριμένο υποψήφιο και εκκρεμεί να πάρεις μια απόφαση. Όσο η αίτηση βρίσκεται στην κατάσταση Εκκρεμεί αξιολόγηση, έχεις 3 επιλογές:

• Επισήμανση ως μη αναγνωσμένη
• Απορρίπτεται
• Προσθήκη στη λίστα επιλεγμένων

Επιλέγοντας το Επισήμανση ως μη αναγνωσμένη, η αίτηση γυρίζει σε κάτασταση Νέα αίτηση! για να την ξαναδείς σε δεύτερο χρόνο, εφόσον δεν έχεις το χρόνο να την εξετάσεις τώρα.

Επιλέγοντας το Απορρίπτεται, η αίτηση γυρίζει σε κάτασταση Απορρίφθηκε. Μπορείς να πατήσεις την επιλογή αυτή για υποψήφιους που είσαι σίγουρος/η ότι δεν θες να επικοινωνήσεις μαζί τους.

Επιλέγοντας το Προσθήκη στη λίστα επιλεγμένων, η αίτηση γυρίζει σε κατάσταση Στη λίστα επιλεγμένων. Εκεί μπορείς να συγκεντρώνεις τους καταλληλότερους υποψήφιους, που έχεις σκοπό να επικοινωνήσεις μαζί τους και να κανονίσεις συνεντεύξεις.

Όταν μια αίτηση έχει την κατάσταση Στη λίστα επιλεγμένων, μπορεί να γυρίσει σε 2 καταστάσεις: Απορρίπτεται και Προσλαμβάνεται!. Επομένως αφού επικοινωνήσεις με τον υποψήφιο και αποφασίσεις αν θες να προχωρήσεις σε πρόσληψη ή όχι, επιλέγεις και την αντίστοιχη κατάσταση για την αίτηση αυτή.

Σε περίπτωση που, αφού εξετάσεις έναν υποψήφιο επικοινωνήσεις μαζί του και τον/την προσλάβεις, μπορείς μέσω της πλατφόρμας να επιλέξεις το κουμπί Προσλαμβάνεται!. Με αυτό τον τρόπο, θα μπορείς μελλοντικά να χρησιμοποιήσεις το φίλτρο "Προσλήφθηκαν", για να δεις συνολικά τους υποψήφιους που πλέον συνεργάζονται μαζί σου και βρήκες μέσα από την πλατφόρμα μας.

Πώς μπορώ να φιλτράρω και να ταξινομήσω τις αιτήσεις;

Για να σε βοηθήσουμε να διαχειριστείς ακόμη πιο γρήγορα τους υποψηφίους, τοποθετήσαμε κάποια φίλτρα για να μπορείς να βρεις ακριβώς αυτό που ψάχνεις! Όταν είσαι στις Θέσεις εργασίας σου και πατήσεις Προβολή υποψηφίων, θα ανοίξει η θέση με τη λίστα των υποψηφίων. Στο πάνω μέρος της οθόνης θα βρεις κάποια φίλτρα, τα οποία αναλογούν στην κατάσταση των αιτήσεων. Δηλαδή, αν θέλεις να δεις μόνο τις αιτήσεις με κατάσταση Νέα αίτηση!, αρκεί να επιλέξεις το φίλτρο Νέες αιτήσεις. Με τον τρόπο αυτό θα δεις και μπορείς να διαχειριστείς μόνο τις νέες αιτήσεις που δεν έχεις δει ακόμη.

Αντίστοιχα, αν θέλεις σε δεύτερο χρόνο να δεις την λίστα με τους καταλληλότερους υποψήφιους που έχεις επιλέξει για την θέση, μπορείς να επιλέξεις το φίλτρο Λίστα επιλεγμένων, για να δεις μόνο τις αιτήσεις που πέρασες στην επόμενη φάση.

Αν απορρίψω κάποιον υποψήφιο και αλλάξω γνώμη, μπορώ να τον/την ξαναδώ ή χάνεται η αίτηση;

Αν έχεις απορρίψει έναν υποψήφιο αλλά άλλαξες γνώμη και θέλεις να τον/την δεις εκ νέου, πηγαίνεις στη θέση εργασίας που σε ενδιαφέρει, πατάς Προβολή υποψηφίων και, όταν βρεις τον υποψήφιο που θες να επανεξετάσεις (θα είναι σε κατάσταση Απορρίφθηκε), πατάς Προβολή αίτησης και στη συνέχια το κουμπί Αναίρεση απόρριψης που θα βρεις στο κάτω μέρος της οθόνης. Με τον τρόπο αυτό η αίτηση αυτή αλλάζει εκ νέου στην κατάσταση Εκκρεμεί αξιολόγηση και μπορείς να την επανεξετάσεις.

Οι υποψήφιοι ενημερώνονται όταν αλλάζω την κατάσταση μιας αίτησης;

Ναι, όταν ένας εργοδότης αλλάξει την κατάσταση μιας αίτησης, η αλλαγή αυτή φαίνεται και στην πλευρά του υποψηφίου. Δεν στέλνεται κάποια ενημέρωση, αλλά αν ο υποψήφιος συνδεθεί στον λογαριασμό του και πάει στην σελίδα Οι αιτήσεις μου, θα δει την όποια αλλαγή (πχ αν η αίτησή του προβλήθηκε, αν απορρίφθηκε κοκ). Οι καταστάσεις που βλέπει ένας υποψήφιος για την αίτησή του είναι οι εξής:

• Υποβλήθηκε
• Προβλήθηκε
• Σε εξέλιξη
• Απορρίφθηκε
• Αποσύρθηκε
• Προσλήφθηκες!

Ο μόνος τρόπος να αλλάξει κατάσταση μια αίτηση είναι αν κάνει κάποια αλλαγή ο εργοδότης. Εξαίρεση όπως ειπώθηκε παραπάνω αποτελεί η κατάσταση Αποσύρθηκε, όπου ένας υποψήφιος μπορεί από μόνος του να αποσύρει την αίτησή του και άρα να αλλάξει αντίστοιχα και η κατάσταση της αίτησης για τον εργοδότη.

Το γεγονός ότι ενημερώνεται ο υποψήφιος για την όποια αλλαγή στην κατάσταση της αίτησής του, έχει μια σειρά από πλεονεκτήματα:

• Ενισχυμένη διαφάνεια: Η ενημέρωση των υποψηφίων από πλευράς εργοδότη χτίζει εμπιστοσύνη και δημιουργεί μια πιο θετική εμπειρία για τους ίδιους, δείχνοντας διαφάνεια στη διαδικασία προσλήψεών σου.
• Μείωση των αιτημάτων για ενημερώσεις: Οι υποψήφιοι που ενημερώνονται σε πραγματικό χρόνο είναι λιγότερο πιθανό να επικοινωνήσουν μαζί σου με ερωτήσεις σχετικά με την κατάσταση της αίτησής τους, εξοικονομώντας χρόνο και πόρους για την επιχείρησή σου.
• Βελτίωση της εταιρικής εικόνας σου: Διατηρώντας σαφή επικοινωνία, οι υποψήφιοι αντιλαμβάνονται την επιχείρησή σου ως αξιόπιστη και συνεπή, ακόμα και αν δεν επιλεγούν για τη θέση.
• Αυξημένο ενδιαφέρον υποψηφίων: Το ότι οι υποψήφιοι λαμβάνουν ενημέρωση για την κατάσταση της αίτησής τους είναι πιθανό να τους οδηγήσει στο να προετοιμαστούν καλύτερα για τα επόμενα βήματα, όπως μια συνέντευξη.
• Ταχύτερη λήψη αποφάσεων: Λόγω της καλύτερης προετοιμασίας των υποψηφίων, οι εργοδότες μπορούν να πάρουν πιο γρήγορα αποφάσεις για επόμενα βήματα, κάτι που επιταγχύνει συνολικά την διαδικασία πρόσληψης.

Μπορώ να αφήσω εσωτερικές σημειώσεις ή σχόλια για υποψηφίους;

Ναι, όταν είσαι στη σελίδα Αίτηση υποψήφιου, θα δεις το πεδίο Σημειώσεις. Αυτό το πεδίο αφορά προσωπικές σημειώσεις σου και δεν είναι ορατές στον υποψήφιο. Μπορείς να αφήσεις σημειώσεις σε όλα τα στάδια μιας αίτησης. Για να αποθηκευτούν οι σημειώσεις, αρκεί να κάνεις κλικ εκτός του πεδίου των σημειώσεων.

Πώς μπορώ να συνεργαστώ με την ομάδα μου στην αξιολόγηση των αιτήσεων;

Εφόσον ένας λογαριασμός εργοδότη μπορεί να έχει πολλαπλούς χρήστες, μπορούν όλοι ανά πάσα στιγμή να είναι ενήμεροι για την κατάσταση των αιτήσεων ανά θέση εργασίας. Επομένως η νέα αυτή υπηρεσία προωθεί την συνεργασία των μελών μιας ομάδας και την διάχυση της πληροφορίας.

Σε περίπτωση που θες να προσκαλέσεις κάποιον συνάδελφο στον λογαριασμό της εταιρείας σου για να διαχειρίζεστε από κοινού τις αιτήσεις, τα βήματα που ακολουθείς είναι τα εξής:

1. Πηγαίνεις στην σελίδα του λογαριασμού σου.
2. Επιλέγεις το Ρυθμίσεις λογαριασμού από το μενού αριστερά.
3. Επιλέγεις το Διαχείριση χρηστών.
4. Πατάς το κουμπί Πρόσκληση χρήστη στον λογαριασμό.
5. Γράφεις το email του χρήστη που θες να προσκαλέσεις και πατάς Αποστολή πρόσκλησης.

Μπορώ να κατεβάσω τα βιογραφικά των υποψηφίων και να τα δω εκτός του xe.gr;

Ναι, εφόσον ένας υποψήφιος έχει επισυνάψει βιογραφικό στην αίτησή του, σου δίνεται η δυνατότητα να το κατεβάσεις . Το μόνο που χρειάζεται να κάνεις είναι να δεις την αίτηση ενός υποψηφίου (σελίδα Αίτηση υποψηφίου) και να επιλέξεις το βελάκι στα δεξιά του βιογραφικού, για να το κατεβάσεις στην συσκευή σου.

Μπορώ να επικοινωνήσω με τους υποψηφίους απευθείας μέσω της πλατφόρμας;

Η πλατφόρμα μας δεν δίνει ακόμη τη δυνατότητα να επικοινωνήσεις με τους υποψηφίους απευθείας μέσα από την πλατφόρμα μας. Οπότε, αν και η διαχείριση της αίτησης γίνεται μέσα στο xe.gr, η όποια επικοινωνία θα πρέπει να γίνει εκτός πλατφόρμας. Φυσικά μπορείς να χρησιμοποιήσεις το πεδίο Σημειώσεις σε περίπτωση που θες να κρατήσεις κάποιες πληροφορίες για έναν/μια υποψήφιο.

Εργαζόμαστε σκληρά για να φέρουμε και άλλες νέες λειτουργίες στο μέλλον, ώστε να κάνουμε την διαχείριση των αιτήσεων ακόμη πιο εύκολη για σένα!

Ενημερώθηκε στις: 11/09/2025